【求職策略】感謝信,原來還可以這樣用

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在面試後寫一封好的感謝信,很可能會翻轉出不同的結果,可惜多數人卻沒有這樣做的習慣。

一封深思熟慮後的感謝信Thank you letter),可能是增加被雇用機會的唯一方法。在獵才案件中,我常花費不少的時間,與Candidate溝通接下來的感謝信該如何表達溝通。卻也在過往的交手過程中,觀察到多數人對於感謝信仍停留在:是一個制式古板、可有可無的行為,或者是忽略感謝信也是有時效性的。

想要感謝信達到效果,你必須先轉變使用感謝信的心態,你不能把它當作舊的感謝信,這封信的寄出不單只是說「感謝您的時間」而已。該思考的是:面試結束了,接下來我該如何進行follow-up、能透過什麼方式進行,以感謝信作為後續溝通,繼續提升自己的價值,透過文字與面試官創造連結。

思考用途一: 補充表達模糊的情境

許多人常常是在步出會議室的那一刻,才想到:「阿!我剛剛應該要這樣講才對…」「剛剛面試官問的意思好像是…我是不是誤會了」而懊惱不已。

但與其懊惱,不妨思考如何“再”表達一次。面試是高度涉入人的情境,每個人有各自思維方式、看待事情的角度,如果是後續才聯想到事情,其實都可以透過感謝信裡做適當的補充。舉例來說:

「今日面談中,所提及貴公司、團隊的目標。我目前的角色或過去經驗中,有_______(相關的內容),這部分我想將能協助_______(目標)來解決_______(問題)。由於今日面談未能有太多機會深入細節,如果您有任何問題請再不吝讓我知道,很期待聽到進一步的消息⋯⋯」

適當的補充,意味著點到為止。讓對方感到你的後續思考外,也別忘了多補充你『具體』的經驗、將作的『具體』行為,描述的力道要能讓人感受到:can do(能做)、will do(也將去做)。

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口語傳達、文字傳達很不一樣,如果你是文字傳達>口語傳達好的人,務必運用此優勢,將面試做總結、補充模糊的情境,都可能為自己帶來不一樣的效果

思考用途二: 降低面試官的可能擔憂

在面試中,你或許聽到來自面試官主動提到:你的狀態與它們現階段期望有差距,這差距包括:實際經驗、做事深度、看事情的高度、技能吻合度、所帶的人脈資源等。

譬如,你去面試一個需要做大量陌生開發的業務職位,但你的經驗更多卻是在深耕幾固定客戶的業務關係,這就包括工作模式、業務風格、客群經驗的差異。又或者,面試官提到他們現在需要一位做策略,訂定方向的角色,而不是只單純做執行而已,這差距則攸關了做事與眼界的深淺差異。

有些人會在聽到差距時,直接退堂鼓。但也有人是採取積極面對的行為。舉例來說:

「今日面談中,雖然知道我仍有_______(不足之處),但我對於_______(角色)具有高度熱忱。過往的經驗中,一直都圍繞在_______(主要擅長),這也讓我思索想要往_______(探索、不足之處)擴充自己。如果有機會加入團隊,我會用以最短的時間勝任⋯⋯」

別忘了,雇主收到履歷時,或許就知道你的不足,會邀請你進一步面談,可能意味著存在思索你的潛力空間。因此,我們能做的是:在面試中去了解這份潛力空間,透過後續的感謝信,持續強化面試官的信任,將焦點從不足之處轉移到:願意給你機會。

思考用途三:輔助談判的重點話題

對於不擅長表達,或是不好意思表達的求職者來說,感謝信是一個好的溝通途徑。

如果在面談中,曾經談到了某個有趣的故事,或者討論中出現的其他內容,不妨在感謝信中簡單提到,這能先提醒面試官你是誰,畢竟他們這星期可能經過了好幾次面試。

並且在信中,再次明確你的角色期望、發揮舞台、實質福利等,但這需要視你的面試階段做發揮,舉例來說:

「承上次面談提到,我期待接下來能_______(期待的點),因此我對這個角色會特別重視_______(具體描述)⋯⋯。」

對有些人不知道怎麼開口的職場人來說,這能讓你有個好球做開口,再次提及所在意的點,成為溝通中的共同話題。

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將感謝信當成follow-up是沒有錯的。但實際上,不少人會在「等不到」雇主消息時,才會送出感謝信來追蹤進度,請一定要小心這樣的使用心智,反而讓感謝信失去影響力與目的

我會建議感謝信函盡量在三天內發送,因為遲到的感謝信,看起來更像是事後的想法,更浪費了這封些信能帶來的機會。而這封信的內容要快速易讀,不要在信中加入太多訊息;換個角度思考,當你很忙的時候,你反而更有可能去留意短的訊息,感謝信函也應該如此。

求職過程有時有點奇怪,雇主會非常小心他們給予求職者的任何溝通,確保不會給出錯誤的期待,或讓他們的公司陷入困境。返回求職者的立場,當你發送完了感謝信並且沒有得到回覆,也請不要擔心。理解沉默並不一定意味著他們不想和你說話,聚焦在可控制範圍,發送信件,並繼續你的求職過程。

 

如果你正在做正確的事情,則更需要信任自己以及這個過程。在下次的面試後,別忘了嘗試架構一封有影響力的感謝信。

 

Happy Hunting!
Lynn

 

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