【求職策略】得到Offer了,該怎麼寫離職信?

好好道別,一直都不是件容易的事。若是放在職場中,那種『因了解而分開」的離職,欲言又止的心情,在道別的拿捏上,實在是種不小的『心裡挑戰』。
也因為這樣的心情,我合作過不少候選人,都在轉職下半場—寫離職信(Resignation Letter),陷入難以下筆的情境中。到底要如何下手一封華麗轉身又不傷感情的離職信呢?是這篇文章想要來聊的,在著手離職信時,我個人認為有三件事情,是我們要順序性來思考的。

1. 請先意識到:一個人所採的離職方式,是會影響到未來職業發展的廣度
決定辭職的那刻,通常有兩種收尾的方式。第一種是:站穩專業的職場形象,計畫性保持長期關係。或是第二種:解決眼前事就好,以此劃下彼此關係的句點。

如果情況允許,我通常會建議採取第一種方式來做道別。而確實,許多職場人會選用第一種方式處理,因為:想要保持對背景調查(Reference Check)有幫助的好關係。而這樣的目的性。其實可以再放得更開闊,畢竟,你永遠不知道你將來會和誰一起工作,或者你的現任雇主與期望產業將有什麼連動關係。譬如:你的上司可能變成你未來平行的合作夥伴、你的同事可能邀請你回鍋進行更有價值的專案、你的下屬可能為你牽線進入新興領域,這些事情時有所聞。

因此,強化在辦公室與上司同事、客戶最後的和諧印象,這樣的離職,是能為未來的機會敞開一張隱形的大門。

而第二種方式:解決眼前事就好,讓我想起多年前與一位求職者的通話。當時致電給他,想初探合作的可能性,當我詢問是否方便移動到合宜環境來通話時,對方回答:「沒關係,反正我都要離職了,直接在位置上講就好了,也不怕給人聽到。」這樣的回應,讓我在談話初步升起了一些隱憂。

「我也有更好、其他的地方可以待。」「我要一走了之。」站在自己的立場,透露這樣的離職訊息,固然會有一種很痛快的感覺,但轉換到同事或雇主立場,倒不一定是件舒服的事情,其實會造成辦公室氣氛的渲染。或許你曾經歷過所謂『辦公室離職潮』的那種氣氛,在這提到的渲染性大概就是如此。這也是為什麼,我較不建議採取第二種處理方式,因為容易留下:情緒化、職場應對不夠成熟的負面印象。

即便在現在這時間點,你並不想與現任公司、同事保持聯繫,或許感覺痛苦、想逃避,但讓我們仍沉住氣去做最後有效率的收尾。

人際關係是理性經驗外,職涯道路中難以預測的B Plan。就算現在這時間點上有些不順心,但也不妨好好說聲再見。

2. 離職信的骨幹:精簡為佳,並必備好三要件
離職信,請盡可能簡潔,即便只有一個段落也是可以接受的,只要你清楚註明日期,並表示你最後一個工作日。如果工作的結束日期因任何原因而發生變化,請再次提交修改過後的離職信。

  • A. 計算好提交的日期:現在許多人會用電子郵件來發送離職信。當決定離職時,記得要先把當初簽訂的Offer拿出來,看看有無簽訂特別的離職條款,譬如通知期要多久(一般來說,會是以勞基法為主)、旋轉門條款等,以此計算好該發出E-mail的日期。
  • B. 表達正式清楚的辭職聲明:除了在信中點出計畫離職的動作,也可以表達感謝作為輔助,譬如:「我想藉此機會感謝您給予我的信任與空間,讓我有機會在這份工作獲得的成長。」「與您共事的期間我非常愉快,期盼在未來道路上能有再次共事的可能。」即使離職是出於:現在的工作看似與你想要的產生分歧,但也請不要否定自己過去的選擇。大氣感謝對方提供了機會(其實也讓你驗證了自己的所求),在最後你可能會因為這樣獲得一個意外的職涯建議。
  • C. 主動提出預計的最後工作日:你應該在信件提供預計的離職日,方便公司能做好人力遞補的準備計畫,這同樣地顯現了負責的態度。譬如:「我目前預計到20XX年X月X日,為了緩解離職後的過渡期,我很樂意在最後幾週的工作中協助任何培訓、交接的任務,亦或是將過去的經驗整理成SOP、文件分類。」

以上元素,就足以撰寫出一封簡潔的離職信。若你會覺得寫離職信很困難,可能是來自不曉得要拿捏寫到多少,那我們來繼續看看,是卡在哪一點上。

保持『點到為止』來撰寫離職信,某種解釋上也是一種辦公室自保。

3. 離職信的內容 :對事不對人,兩件事送出前請絕對避免

  • A. 離職的原因:一定要記得,離職信的關鍵是表達『離職的決定』,而不是去表達『我為什麼要離職』或是『為什麼我不開心』。儘管站在你的立場,有千百個看似合理正確的理由,但想要在離職信中解釋清楚都會是困難的,尤其,站在他人立場又會有對這樣決定的不同解讀。關於離職的原因,我會建議留到『離職面談』再去做分享,並想清楚你訊息透露的拿捏程度。譬如,你可以說其實你得到一個新的職位,但如果你是去了同業中的公司,為了避免雇主用非善意的方式去聯繫新公司,那麼,選擇用其他方式來陳述你的離職原因會比較好;即使別人猜得到,但還是能減少初期的麻煩與擔心的心力。
  • B. 一時的情緒化:在送出你的離職信前,再次閱讀看看信件內容是什麼感覺。同剛剛提到離職信不是去表達『我在這多不開心』,如果信件中用了許多情緒化的字眼來形容你的決定,譬如:我覺得、我認為。這樣的『我』訊息,對自己或許是紓解,但他人眼中是可能具有侵略性的,甚至得到更情緒化的回覆,我想,這只會造成兩敗俱傷。

保持冷靜,對事不對人,專注在『離職決定』這個事情的動作上。

在你接下來的職涯路途,一定也會有各種前進或後退,公司也是一樣,可能會長大或變化,為雙方找個好台階下。

最後,當你寄出離職信後,不免會展開與主管、人資的「離職面談」。而離職面談並不是一個去諷刺、抱怨的場合,如果公司現有環境與發生事件已經是事實,離職決定也無法動搖,那不妨思考看看自己對公司的感情如何,把你真正期盼公司能改善的想法,放在離職面談中作分享,這可能會使剩餘的員工受益,釋出最後的善意與積極,留下在這最後的印象,也為自己的職涯階段畫個完美句點,好好說聲:「Goodbye」。

 

Happy Hunting!
Lynn
延伸閱讀

發表迴響

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步瞭解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料