【面試的藝術】行為面試,現正進行中。

行為面試對大部份求職者來說,是相較陌生的。回顧我的職業經驗,在陪伴候選人做這樣類型的面試準備上,會發現習慣單向問答的面試對應心態,反而會是在進行行為面試中的一大阻礙。

所謂的行為面試(Behavioral Interview),是以過去經驗為基礎,通過詢問求職者如何處理過去與工作中遇到的情況類似的問題,來衡量在未來情況下的表現。這類型的面試較常出現在外商環境,尤其顧問性質產業中,但愈來愈多的本土、新創公司也都開始採用行為面試,來應對並找出變動環境下所需要的新型人才特質,用此種類型的面試來衡量候選人,在“新角色”中的會展現的行為評估。如果你曾在面試中,被要求描述過:工作經驗中遇到的特定情況下會如何反應?如此“描述先前的情況”類型的問題,其實,就是正在進行一場“行為面試”。
1. 所以,行為面試到底有什麼不同?
一般我們在面試中,傳統常見的面試問題,會像是:「你覺得你的缺點/劣勢是什麼?」「為什麼你會對我們公司有興趣?」這種問題的所引發的對談較為單向;站在求職者的立場,能挖掘出的“個人的獨特價值”相當有限,而站在雇主立場,也是相較能夠“被事前做功課”的問題,雙向間,都帶來可能的美麗誤會與風險
取而代之,「你覺得你的缺點/劣勢是什麼?」套到行為面試中,可能轉變成這樣的問題樣貌:「XX角色通常會遇到期限壓力和跨部門衝突的問題,你先前如何克服這樣的狀況?」直接點出:1. 求職者是否具備類似經驗(攸關期望經歷的深度)、2. 如何處理這些利害關係和時間壓力(決策行為、人際特質帶來的解決方式)、3. 問題背後設計的核心,直接由雇主最想要避免的缺點出發。用這樣透過一個指定行為上問題(如何做),要求描述事實經驗和過程形成,來了解求職者過去工作經驗、風格、決策行動和動機,並用來預測求職者未來可能因應的行為路徑,有助於雇主能深入並誠實地挖掘人才潛力。
另外,行為面試也能讓雇主評估候選人進入公司的文化適應度變得更容易。譬如,當某候選人在描述:過去是如何說服其他部門拋棄長期的應對做法,採用他所建議的做法時。解釋“說服的動作”的過程中,可能會伴隨感受到他的自信程度、溝通能力、衝突處理技巧等。說服他人改變的影響力是個難得的特質,面對正想要大刀闊斧轉型的組織或許在面試是加分,但若是面對高度團隊互助風氣的彈性組織中,則可能會在面試中遇到合作性的質疑。這種類型的行為問題設計所能挖掘出的元素,也是讓行為面試變得流行的原因之一。
行為面試會包括了許多開放、模糊的問題,對求職者來說似乎有種讓人摸不著頭緒的感受,在不了解對這種類型提問的背景狀況下,也讓人在面試準備上倍感壓力。
2. 那麼,行為面試的問題長什麼樣呢?
請先理解行為面試的原理,是站在:“成年人性格行為模式相較穩定,遇到類似情況發生,傾向重複過去的方式,不會在短時間發生巨大的變化。” 從這樣的設計角度下出發,透過過去行為預測未來行為去做推斷。提問特徵都會是:某個過去經驗+行動過程,常見的問題可能像是⋯⋯
(請注意:回答搭建脈絡裡所標註的橘色底字,就是求職者需要去解釋透過什麼樣特質、自我優勢去達到什麼樣行動,這會是強化具體回答的關鍵。反之,站在招募、用人主管觀點,所標註的橘色底字,也會是需要去引導求職者講到核心的層次問題,來達到深入挖掘。)

✓ 問題處理能力

  • 你有曾經被迫需要去解決棘手問題的時候嗎?(Tell me about a situation where you had to solve a difficult problem. )
  • 回答搭建脈絡:是什麼樣困難的問題?為什麼困難?→你被期待如何解決這個問題?→ 你如何用什麼樣不同方式處理?→ 結果帶給公司、同事、合作夥伴與自己什麼影響?
✓ 溝通能力
  • 你有曾經和你的主管理念不合,無法溝通的時候嗎?(What difficulties have you ever faced in communicating your ideas to a manager?)
  • 回答搭建脈絡:與你的主管間,曾經面臨什麼樣的溝通問題?→ 為甚麼會有這樣的問題產生?→ 你採取什麼不同方式嘗試做溝通?→ 最後的結果是什麼?能夠再做得更好嗎?
✓創意發想
  • 你有曾經發想過任何新點子帶入到你所處的團隊中嗎?(When have you brought an innovative idea into your team?)
  • 回答搭建脈絡:你引進了什麼樣的方案?→你怎麼想到這個方案的?→其他人反應如何?→最後帶來成果是什麼?

✓ 團隊合作

  • 能夠描述當其他人不同意你的建議,你如何處理?Describe a situation where others you were working with on a project disagreed with your ideas.
  • 回答搭建脈絡:什麼樣的專案?→ 他人不同意你提的什麼想法?→為什麼不同意?他們的立場是什麼?→你如何處理彼此立場的差異?→ 最後這樣的差異取得什麼共識?能夠再做得更好嗎?
✓ 決策能力
  • 你有曾經被迫在短時間下決定的經驗嗎?(Give me an example of a time when you had to be quick in coming to a decision. )
  • 回答搭建脈絡:當時是什麼樣緊急情況?→ 你被期待解決的問題?→ 你運用什麼方式去解決?→面臨什麼樣內心與外界的挑戰?→ 成果如何?
✓ 領導力
  • 你有帶領過任何團隊的經驗嗎?(Tell me about a team project when you had to take charge of the project? )
  • 回答搭建脈絡:這是一個什麼樣的專案團隊?→ 你領導時遇到什麼困難?→ 你如何克服這樣的困難?→ 最後引領團隊達到什麼成果?
✓ 時間管理
  • 你怎麼去排列工作中事情的優先次序?(How do you prioritize projects and tasks when scheduling your time? )
  • 回答搭建脈絡:你所待的工作環境的腳步如何?→ 對你日常工作的挑戰是什麼?→ 面對這樣步調的挑戰,你如何排列優先順序?→ 他人對你做事步調的評價?這樣排序的好處為何?
當然,在圍繞不同的職能元素中,還會有許多不同的問題,你會開始發現這樣問題的設計背後,都圍繞在某個軟性特質:如何支撐你的“硬技能”變得獨特
90%的人資、用人主管會問過這樣的問題:談談你自己、最大優點/缺點是什麼、你為什麼對我們公司感興趣、你最近還面試了什麼機會、你找工作最在乎什麼。但很可能超過半數的雇主,都認為求職者沒有回答出“對的答案”。但站在招聘的“挖掘”立場,其實,也需要多一些問題引導的設計,才能找出適合組織的“潛在夥伴”。
3. 行為面試的準備關鍵:找出大事件中的“小細節”
千萬不要小看具體事實的呈現,許多求職者對於搭建實際行動的具體故事,是毫無頭緒的。這會需要一些面試練習,慢慢找出自己的回答脈絡,熟悉如此的回答(溝通)方式。而針對行為面試回答的工具,先前在履歷撰寫的文章中,有介紹過STAR法則(請參閱:

《你的履歷有爆點嗎》、《間接引導是門藝術》)。同樣地,我們也可以應用在行為面試回答的架構組成。(有些人資、用人主管確實也是參照STAR法則去設計問題,以及評斷回答邏輯完整性)

在組織回答的架構中,給面試官你必須解決的情況或任務(Situation & Task),然後描述您採取的行動(Action)以及您實現的結果(Results),盡可能具體,添加任何相關的元素到答案中。你可以透過上一段的回答脈絡中,所標註的橘色底字去問問自己,並且抓取:“為什麼只有你可以達成的”元素做加入,這就是平常需要累積“成就素材”,觀察自己的小細節,來修正回答的關鍵。
一定要記得:行為面試是透過過去,推測未來行為。因此,請記得對“結果”抱持開放態度,無論是取得圓滿成功還是失敗收場,都要點出你未來如何因應、你的學習經驗與可能修正
若你將會碰到行為面試(開放性問題風格),在面試前的準備,我也會建議:請盡可能對於“潛在雇主偏好的樣貌特質”去做研究,譬如:
  • 在你的目標申請職位中,線上還有誰也是從事這樣的角色?工作背景為何?看起來特質為何?
  • 職位說明書(JD)的軟硬性特質,跟這目前些現有的人員有沒有連結?如果有,與自己有哪些相似之處?如果沒有,為什麼沒有?(潛在雇主是否在面臨轉型或特殊團隊設計?你的著力點又能是什麼?)
多這步的的準備動作,不失做為修飾自己回答的好輔助。。
有些求職者會對於:面試前的“情報打聽”感到困擾,不知道從何打聽起。但也別忘了:LinkedIn(領英)也是可以做為以上述面試準備搜索的好管道。
4. 總結一下,面對行為面試時,我們可以有的心智:
  • 行為面試包含的不只是硬條件符合,更多地是根據你的性格特徵所導引的行為,來預測求職者未來反應。
  • 行為面試問題,通常需要深入的回答,深入的意思是具體非冗長。
  • 回答的結構,首先確定和描述你必須處理的情況或任務(前因)。接下來,拆解行為背後的決策行為和思維過程(過程)。最後,收斂行為後的成果與影響(後果),影響包括對他人(組織、合作夥伴、利害關係人等)、對自己(能否再更好地完成,或從經驗中學到的內容。
許多人面對行為面試反而更容易感到緊張的,因為無法了解面試官提問的背後目的,以及無法知道明確答案的不安全感。但請拋棄只要給出答案的思維,多把思維聚焦在自己的獨特特質是如何反應展開行動。若你在行為面試當中,真的被一個問題考倒,一時反應不過來,請不用急於給予一個看似信心但不夠有內容的回答(這是許多熟悉單向問答面試求職者易犯的誤區。試著想想看:你做了什麼? V.S 你為什麼做?這兩種回答的思維差異。)告訴面試官:請給予自己30秒思考的時間,快中求慢,從過去經驗中組織出答案,是可以被接受的。
行為面試是根據過去來推測,下次再來聊聊著重未來的情境面試(Situational interview)。
Happy Hunting!
Lynn
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