【獵頭看履歷】寫一份不會被忽略的「ATS」的履歷

你有沒有這樣的經驗?在網路上看到一個有興趣的職缺,點了進去後,網站要求你新增一個帳號開始做線上申請,並且繳交你的履歷、求職信以及填寫許多Q&A欄位,接著你會⋯⋯

  • 太有興趣了,迅速地繳交你現有的履歷!
  • 太有興趣了,重新修改格式特別的履歷!

但先停一下,你知道其實線上求職這件事情,這行為背後其實是有分為兩種的:

  • 經由電子郵件發送履歷
  • 經由線上系統遞送履歷

為什麼要特別點出這個小動作呢?因為這兩個行為,第一位閱讀者是有所不同的:人 v.s 系統。如果你是透過“線上系統”遞交履歷,在沒有經過“ATS”邏輯優化的履歷,你的申請可能完全被忽略的。在現代求職世界中,真的是有許多小細節讓求職者感到沮喪的,花了一個多小時填寫,結果履歷完全沒給“人”看過,可能音訊全無,真的是種哪招的概念。

其實ATS(Applicant Tracking System)是一套被稱之為:求職者追蹤系統的軟體,他能自動分析履歷,並保存到公司的數據庫當中。這樣的軟體讓企業能以有效率的方式去收集履歷、建立自家人才庫並分類與聯繫求職者。但這樣ATS的普及下,求職者在透過系統繳交履歷,也需要思考的是:如何針對系統的篩選邏輯,得到面試機會。因此,閱讀完本篇文章,你可以得到:
  • 對ATS概略的了解
  • ATS的履歷撰寫該注意的細節 (較適用於英文履歷)

1. 那麼,我們先來看看,什麼是求職者追蹤系統?Applicant Tracking System (ATS)
ATS是人力資源其中一環的軟體,你可以把它想成是會動腦的履歷資料庫般,不僅能幫公司簡化招聘流程、預先篩選,甚至可以有效分析履歷內容、整理與分類。目前市面上的ATS軟體有非常多,常見的申請追蹤系統,包括了:Oracle/Taleo, SAP/SuccessFactors, IBM/Kenexa Brassring, iCIMS, ADP和Jobvit等。通常若你是面對大型的本土公司或跨國公司,其實都在默默與它交手的。

接著我們在提交線上履歷時,可以注意以下“8個小技巧”,這邊區分成[履歷格式][履歷內容]來做提醒:

2. 針對ATS的履歷格式

  • 使用標準的履歷格式

在寫工作經歷時,請按照標準的時間排列型履歷(Chronological),意即按照時間順序,將公司名稱、所在地點、工作抬頭、工作期間、工作內容排列好。務必注意:我們先前針對履歷格式撰寫有特別說明,但如果你的第一關是透過“線上系統”繳交履歷的,請一樣用時間順序格式化履歷。

  • 使用常見的履歷大標題

有許多人想要在履歷標題顯露個性,譬如關於我,可以寫About Me、About Lynn⋯⋯但考量到ATS的抓取辨別,建議還是使用“普遍常見”的標題就好:個人簡介(Summary)、工作經驗(Work Experience)、教育(Education)、技能(Skills)這種。

  • 避免過於花俏的履歷
雖然系統是日新月異,但ATS可能無法有效讀取放置在圖像、表格和文字框中的內容,請盡量避免使用他們。以便履歷在進入系統時,可以被快速地、有效地掃描文檔中的關鍵字和語句。
  • 避免使用特殊字體與符號
字體大小設定在11~12,並且使用簡單常見的字體:像是Times New Roman、Arial等做編寫,並且盡量避免下底線劃字,有可能影響到小寫字母的易讀性,最後保存成pdf或docx的形式。
  • 運用“與目標職缺相近”的職稱抬頭

每個組織中因為商業定位、企業文化、部門分工設計,會在同一角色上產生出不同的職稱,譬如你現在是Project Manager,業界可能的名稱會有許多延伸,像是Business Solution Analyst、Requirements Analyst、Functional Consultant、Business Consultant、Member – Product Management等。因此請參考JD(工作說明書)中列出的職稱,巧妙的去考量到一個平衡點,融入到自己的履歷中。

3. 針對ATS的履歷內容

  • 提取經驗、技能關鍵字

為了提高被ATS發現的機會,請確保你的履歷有包括具體的技能、行業術語,例如我們影片提到想要應徵Cloud Insdie Sales,那麼參照JD+擷取自己經驗寫出更細緻化的部分,如: 賣過SaaS/PaaS/IaaS,甚至使用過某CRM軟體的名稱。又或者你是工程師,可不要止寫Programming,參閱JD使用的程式語言、軟體等。

記得,找到一個“自然的方式”,來包括這些關鍵字和短語。

  • 避免拼寫錯誤

拼字錯誤是情有可原的,但這只限定在面對的是“人”。系統對於拼寫錯誤的辨識,會有較低的容錯度,甚至可能讓你的履歷被忽略機率上升,切記仔細校對在送出。

  • 運用同一個關鍵字

舉例:Jack是一位程式開發的專案經理(Project Manager),由於公司規模小,仍必須親自做Coding。他目前看中了某大公司的資深工程師(Senior Developer)職位,JD要求5年以上開發經驗(Software Development)。Jack 可能把他的經驗,拆解成這樣寫⋯⋯

情況一:5年開發軟體(Software Development)經驗,其中參與許多專案管理(Project Management)
情況二:5年專案管理(Project Management)經驗,包含3年軟體開發Software Development)經驗

如果你是被要求“找出五年開發以上的經驗”的系統,你會判定那個比較適合呢?可以利用橘色標注的部分思考看看。那麼,系統在抓取關鍵字的時候,就有產生誤區的風險。雖然ATS一定是會隨著技術演進愈來愈聰明,但建議我們還是要留意一下這基本部分。

4. 總結一下
即使針對同一家公司兩個不同的職位,你所繳交的履歷(Resume)或求職信(Cover Letter)不應該是一樣的。甚至相同的工作職位,但工作描述可能因為公司風格、文化等因素而有所不同,因此每次進行線上申請時,請務必花些時間,根據想要申請的職缺,把履歷進行“量身定做”。

我會建議你可以開始準備一份:針對線上申請的ATS履歷,來節省調整的時間。之後的申請,只要簡單地優化簡歷關鍵字,會省力許多。

的確,運用系統多少會流失自己的“獨特性”,即使站在人資/公司的觀點,ATS的系統也是有利有弊。如果你想要突出,可以利用求職信(Cover Letter)輔助,裡頭包含優化關鍵字、突出個人成就與明確求職動機等,提高篩選過程的競爭力。(當然若你是創意產業、或者手邊有一份特殊格式履歷,還是可以保留在“第一關是Email繳交履歷”中使用。)

現在你理解了ATS在求職過程的運作,並且有了優化的撰寫概念。使用“正確的工具”運用到尋找工作,可以幫助自己減低求職過程中的壓力和不確定性;面對ATS,記得:Keep it simple!

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